Кожен з нас так чи інакше стикався з таблицями Excel з метою ведення клієнтської бази, проведення розрахунків за формували та інших дрібних задач пов’язаних з даними. Однак, час йде, все змінюється, а з цим повинні змінюватися і ви. У 2025 році електронні таблички перетворилися на справжній крінж, а тих користувачів, що досі користуються ними, називають – скуфами.
Наразі у тренді – інновації, тож переважна частина українських підприємців активно переходять до сучасних CRM-систем та автоматизують свій бізнес. Виходячи з результатів опитування, 65% власників бізнесу стверджують, що CRM дозволила їм збільшити мінімальний обсяг продажів вже в перший місяць використання. Давайте разом розглянемо головні переваги CRM у порівнянні з Excel та з’ясуємо, чому слід якомога швидше “потоваришувати” з інноваціями.
Станом на 2025 рік, понад 90% українських підприємців використовують CRM-системи, а близько 20% досі ведуть базу даних клієнтів у Excel. Давайте розбиратись:
Ви маєте онлайн-бізнес, вручну збираєте та обробляєте дані й дивуєтесь, чому у компанії панує тотальний хаос? Не дивно, тому що використання таблиць Excel для сучасного бізнесу може призвести до:
- високого ризику припущення людських помилок, що зазвичай заважає приймати стратегічно важливі рішення;
- плутанини у базі даних, що сприяє втраті важливої інформації;
- обмежених можливостей взаємодії з покупцями;
- хаосу в процесі пошуку важливої інформації через відсутність централізації;
- відсутності можливостей масштабування.
Виглядає жахливо, чи не так? А тепер розглянемо функції CRM, які врятують ваш бізнес від краху та допоможуть забути про ручні дії:
- Зберігання даних в єдиній системі – забудьте про загублену інформацію!
- Потужні аналітичні можливості – будьте в курсі, що, коли та як краще зробити!
- Автоматичні звіти – не витрачайте час марно, а краще подумайте про успіх!
CRM системи мають всі необхідні можливості для автоматизації продажів та побудови стійких взаємовідносин зі споживачами. Перше, що значно відокремлює інструмент від Excel це те, що система збирає та зберігає усі стратегічно важливі дані в одному місці, що допомагає забути про плутанину та їх втрату.
Наприклад: якщо ви користуєтесь таблицями, то скоріше за все, всі дані розкидані по різним папкам та у вас немає можливості забрати їх воєдино. Ваші менеджери вручну вносять інформацію, що призводить до помилок та дублювання, а у разі, якщо особисті дані клієнтів змінюються (наприклад контактний номер телефону), це щоразу необхідно змінювати власноруч.
У цей час, CRM самостійно централізує всі чати, замовлення та дані, автоматично оновлює інформацію в режимі реального часу (що одразу бачать менеджери), створює резервні копії на випадок ЧП та надає доступ до даних лише тим співробітникам, які мають на це право. Це свідчить лише про те, що таблиці Excel – це варіант для простих завдань, однак якщо ви жагаєте розвитку та ефективності, вам до SITNIKS CRM!
Наступний етап – АНАЛІТИКА. Якщо для того, щоб проаналізувати дані за допомогою таблиць Excel, вам необхідно вручну вводити формули та фільтрувати інформацію – CRM робить це автоматично! Тільки уявіть, що поставивши лише одну зайву кому, ви ризикуєте “перекрутити” всю аналітику та поставити під загрозу важливі бізнес-рішення. Так-так, Excel ще той конкурент для бізнесу, який бажає розвиватися!
SITNIKS CRM автоматично фіксує кожне звернення, продаж та інші дії користувачів, проводить глибоку аналітику актуальних даних та прогнозує майбутній попит на основі поведінкових характеристик клієнтів.
Якщо ви цінуєте свій час та гроші, кращим варіантом буде проведення аналітики через сучасні CRM-системи, що дозволяє за секунду отримати детальний звіт, не хвилюватися за правильність даних та впевнено крокувати вперед обганяючи конкурентів з таблицями.
РЕАЛЬНА ІСТОРІЯ провалу через таблиці Excel: як перехід на CRM врятував Інстаграм-бізнес
Маленька передісторія:
Все почалося у далекому 2022 році, коли тільки почав своє існування маленький інста-шоп аксесуарів. З перших днів свого функціонування, менеджери записувати всі дані у таблиці Excel, однак, коли кількість запитів клієнтів перевищила 100 в день – розпочався тотальний хаос:
- ручне введення даних призвело до постійного припущення помилок та дублювання інформації;
- пошуки потрібних даних займали надто багато часу, що призводило до затримок у відповідях та “зливу” клієнтів;
- 50% чатів губилися та обсяги продажів значно зменшувалися;
- відсутність аналітики призвела до надлишковості нерентабельних товарів та власники онлайн-шопу не знали, що наразі у попиті серед покупців.
Як результат:
Вже через 3 місяці такого існування, підприємці схопилися за голову, тому що кількість продажів зменшилася на 40%, конверсія впала майже вдвічі та на сторінці бренду все частіше почали з’являтися негативні відгуки.
Що зробили власники інтернет-магазину?
Підприємці знайшли надійну CRM-систему SITNIKS CRM та автоматизували бізнес процеси. Це дозволило:
- автоматично збирати та централізувати особисті дані клієнтів, історію попередніх покупок, інтереси, поведінкові характеристики та попередню взаємодію з брендом – кількість повторних покупок збільшилася на 50%;
- персоналізувати комунікацію та створювати пропозиції на основі потреб споживачів – конверсія зросла на 60%;
- вивчати актуальні дані та отримувати детальні звіти в два кліки, що дозволило приймати обґрунтовані рішення щодо покращення – середній чек збільшився на 30%.
Захоплююча історія перевтілення українського інста-шопу ще раз підкреслює те, що для малих обсягів даних – таблиці Excel – це ок, але для масштабування та розвитку – повний крінж.